Agenda e agendamento pela IA
A Agenda guarda os horários de atendimento: aulas, consultas, visitas, reuniões. Cada agenda tem a sua disponibilidade, os seus bloqueios e os projetos que marcam nela. Com A IA marca horários ligado, a IA do projeto oferece os horários livres na conversa e marca o que a pessoa escolher.
Criar uma agenda
Seção intitulada “Criar uma agenda”
- Em Agendas, crie a agenda (ex.: “Consultas Dra. Ana”, “Aula experimental”). Só o dono e os admins configuram.
- Projetos vinculados: os projetos que marcam nesta agenda. Uma agenda pode servir mais de um projeto.
- Disponibilidade: as janelas da semana em que há atendimento (ex.: segunda a sexta, 9h às 12h e 14h às 18h), no horário de Brasília.
- Bloqueios: férias, feriado, um compromisso avulso. Nada é marcado em cima de um bloqueio.
Com o Google Agenda conectado (em Integrações), os compromissos de lá viram bloqueios aqui, e os agendamentos daqui aparecem lá.
A IA marca horários
Seção intitulada “A IA marca horários”Na agenda, em A IA marca horários, marque A IA pode marcar nesta agenda e ajuste:
| Opção | Para quê |
|---|---|
| Duração | o tamanho de cada horário (ex.: 60 minutos); os horários livres são oferecidos nesse passo |
| Nome do agendamento | como o agendamento aparece (ex.: “Aula experimental”); vazio, usa o nome da agenda |
| Antecedência mínima | quantas horas antes, no mínimo (ex.: 2 horas: às 10h, o primeiro horário possível é 12h) |
| Marca até quantos dias à frente | o limite para a frente (ex.: 14 dias) |
Na conversa, a IA:
- confere os horários livres de verdade (disponibilidade menos bloqueios, compromissos do Google Agenda e agendamentos já marcados);
- oferece algumas opções e só marca o horário que a pessoa escolher;
- pergunta o nome, se a ficha ainda não tem;
- confirma o dia e a hora na resposta;
- cancela ou remarca quando a própria pessoa pede (só os agendamentos dela).
Cada agendamento feito pela IA aparece na agenda e na ficha com a marca IA, e a ficha ganha uma nota (“IA marcou Aula experimental para qui., 06/11 às 19:00”). A equipe pode cancelar ou remarcar qualquer um, como sempre.
Testar a IA, no projeto, também mostra os horários livres e simula a marcação, sem salvar nada.
Regras que a IA sempre segue
Seção intitulada “Regras que a IA sempre segue”- Marca só um horário que está livre na hora de marcar. Se alguém ocupou o horário nesse meio-tempo, ela avisa e oferece outro.
- Respeita a antecedência mínima e o limite de dias.
- Uma pessoa tem no máximo um agendamento futuro em cada agenda; para trocar, a IA cancela o antigo e marca o novo.
- Nunca mexe no agendamento de outro contato.