A IA preenche a ficha dos contatos

Enquanto a IA atende uma conversa, ela presta atenção no que o cliente conta e anota na ficha do contato. Assim a ficha não fica para trás: o e-mail que o cliente mandou, o “me chama na sexta” e o avanço no funil ficam registrados sem ninguém precisar copiar à mão. As propostas com valor também, para o Painel mostrar as propostas em aberto de verdade.

O cliente escreve	Na ficha	No modo padrão
“Aqui é a Carla” (o contato estava só com o número)	Nome: Carla	Preenche sozinha
“Meu e-mail é carla@email.com” (e-mail vazio)	E-mail	Preenche sozinha
“Me chama na sexta à tarde que eu decido”	Tarefa “Retornar para Carla” na sexta, 14h	Cria sozinha
“O plano anual sai por R$ 1.200” (alguém da equipe ou a IA)	Oferta “Plano anual – R$ 1.200”, pendente	Só sugere
“Fechado, pode mandar o Pix”	Oferta marcada como aceita; etapa “Negociação” → “Fechado”	Só sugere

O que ela preenche sozinha

No modo padrão (“aplicar o que é seguro”), só o que não tem risco de estragar nada:

• Nome, quando o contato está sem nome ou só com o número do WhatsApp e a pessoa diz como se chama.
• E-mail, quando a ficha ainda não tem e o cliente informa o dele.
• Tarefa de retorno, quando o cliente pede para ser procurado depois e diz quando (“sexta”, “amanhã de manhã”, “dia 10”). A tarefa aparece na ficha com a marca IA. Sem um quando claro, ela não cria.

Cada coisa preenchida vira uma nota na ficha (“IA preencheu o e-mail…”). A nota da tarefa traz também o trecho da conversa em que o cliente pediu o retorno.

O que ela só sugere

Estas mudanças pesam mais e sempre ficam para alguém da equipe decidir:

• Mudar a etapa do funil, porque mexe no funil e pode disparar campanhas.
• Registrar uma oferta (proposta com valor), quando alguém fez ao cliente uma proposta concreta com preço. Ela entra em “Ofertas” na ficha e nas propostas em aberto do Painel.
• Marcar uma oferta como aceita ou recusada, quando o cliente responde com clareza (“fechado”, “não quero”). “Vou pensar” não conta.

Para saber quem tem sugestão esperando, sem abrir ficha por ficha:

• na lista de contatos e no funil, o ícone ✦ ao lado do nome, com quantas são;
• o botão Sugestões da IA, ao lado dos filtros, mostra só esses contatos (vale também no funil);
• na tela Hoje, o cartão A IA sugere lista os contatos com o que a IA quer mudar (etapa, oferta, nome…), no mesmo filtro de projeto e de pessoa da página.

As sugestões aparecem no alto da ficha, no cartão A IA sugere, com o motivo (o trecho da conversa) e os botões Aplicar e Recusar. Nada muda até alguém aplicar. Sugestão sem resposta some depois de 7 dias. Se a ficha mudou desde a sugestão (por exemplo, alguém já mudou a etapa ou preencheu o nome), o Aplicar avisa e a sugestão sai do cartão.

Regras que ela sempre segue

• Nunca apaga nem troca o que já está preenchido: só completa o que está vazio.
• Só usa o que o próprio cliente disse com clareza. Não deduz nem inventa.
• Só sugere etapas que existem no funil do projeto, e nunca uma etapa anterior à atual (não faz o contato “voltar” no funil).
• Não cria tarefa repetida para o mesmo dia.
• Oferta só com preço dito na conversa: pergunta hipotética (“e se fosse o anual?”) ou o cliente só perguntando o preço não vira oferta. Se já existe uma oferta pendente com o mesmo valor, ela não sugere outra.
• Parcelado conta pelo total (12x de R$ 100 vira uma oferta de R$ 1.200).
• Sozinha, ela só age nas conversas em que a IA está respondendo. Nas atendidas pela equipe, use o botão “Atualizar ficha com IA” (abaixo).

Botão “Atualizar ficha com IA”

No alto da ficha do contato. Serve para as conversas em que a IA não está respondendo (atendidas só pela equipe, ou com a IA desligada no projeto) e para quando você quer que ela leia a conversa de novo agora.

• A IA lê as últimas 40 mensagens do contato e traz o que achou para o cartão A IA sugere.
• Pelo botão, tudo vem como sugestão, até nome, e-mail e tarefa: já tem alguém olhando, então ninguém precisa ser surpreendido.
• Funciona em qualquer modo do projeto, inclusive desligado.
• Se o contato está em mais de um projeto, o botão pergunta em qual (as etapas e o funil são do projeto escolhido).
• Gasta créditos de IA, como uma resposta da IA.

Campanhas por etapa

Se o projeto tem campanhas que disparam quando o contato entra numa etapa, elas disparam só quando alguém aplica a sugestão, igual a mudar a etapa à mão. A IA nunca dispara uma campanha sozinha.

Onde ver o que ela fez e como desfazer

• Notas da ficha: “IA preencheu o nome…”, “IA preencheu o e-mail…”, “IA criou a tarefa…” e, quando alguém aplica uma sugestão, “Sugestão da IA aplicada por…”, com quem aplicou.
• Tarefas: as criadas por ela têm a marca IA.
• Para desfazer, edite o nome ou o e-mail, apague a tarefa, mude a etapa ou a situação da oferta, como qualquer outro dado.

Os modos e onde mudar

Em cada projeto, na aba Comportamento, em “A IA preenche a ficha dos contatos”:

• Aplicar o que é seguro e sugerir o resto (padrão): como descrito acima.
• Só sugerir: nome, e-mail e tarefa também viram sugestão no cartão, para alguém aplicar.
• Desligado: a IA continua respondendo, mas não mexe na ficha.

Só dono e administradores mudam o modo. Qualquer pessoa da equipe pode aplicar ou recusar uma sugestão e usar o botão “Atualizar ficha com IA”. Quem integra outros sistemas também encontra as sugestões e o botão na API e no MCP.

Custo e privacidade

Com a IA respondendo, não tem custo à parte: as anotações saem da mesma resposta, que já gasta créditos como sempre. O botão “Atualizar ficha com IA” é uma leitura a mais e gasta créditos como uma resposta da IA. Nos dois casos, a IA usa só a conversa do próprio contato, com o mesmo fornecedor de IA que já responde as mensagens (Anthropic).